Korsa.id, Sangatta – Arsip bukan sekadar tumpukan kertas yang teronggok di rak penyimpanan. Di balik lembar-lembar itu tersimpan rekam jejak kebijakan, bukti tanggung jawab publik, dan sejarah perjalanan sebuah daerah. Itulah pesan utama yang disampaikan Direktur Kearsipan Daerah I Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Irwanto Eko Saputro, saat berkunjung ke Kabupaten Kutai Timur (Kutim) baru-baru ini.
Menurut Irwanto, tata kelola kearsipan yang baik merupakan cermin dari pemerintahan yang akuntabel dan berintegritas. Karena itu, pengelolaan arsip tak bisa hanya mengandalkan satu lembaga, melainkan harus dibangun melalui kolaborasi lintas perangkat daerah.
“Tugas ini bukan pekerjaan mudah. Diperlukan sinergi antara Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dengan seluruh perangkat daerah agar penyelenggaraan kearsipan bisa berjalan optimal,” ujarnya.
Ia menegaskan, ANRI menaruh harapan besar agar setiap unit kerja di lingkungan Pemkab Kutim mampu mengelola arsip secara profesional dan berkelanjutan. Dengan demikian, akuntabilitas publik dapat ditelusuri dengan cepat melalui dokumen yang sahih dan tertata baik.
Selain fungsi administratif, Irwanto juga menyoroti pentingnya penyelamatan arsip bernilai sejarah. Menurutnya, arsip semacam itu merupakan identitas dan cermin perjalanan daerah yang wajib dilestarikan di lembaga kearsipan agar masyarakat dapat mengenali sejarahnya sendiri.
Ia mengapresiasi langkah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kutim yang aktif menghimpun serta menampilkan koleksi arsip melalui pameran foto dan dokumentasi sejarah Kutim.
“Dengan adanya pameran ini, masyarakat bisa melihat bahwa arsip-arsip penting Kabupaten Kutim telah berhasil diselamatkan dan dipelihara,” tuturnya.
Irwanto juga menjelaskan mengenai mekanisme penyimpanan dan penyusutan arsip keuangan negara, baik APBD maupun APBN, yang diatur dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA).
“Di jadwal retensi sudah disebutkan berapa lama arsip disimpan di unit kerja, kemudian di unit kearsipan, hingga tindakan akhirnya apakah dimusnahkan atau diselamatkan,” paparnya.
Secara umum, masa retensi arsip dinamis berlangsung minimal sepuluh tahun, bergantung pada klasifikasi keamanan dokumen. Sementara untuk arsip yang bersifat semi-rahasia, masyarakat yang ingin mengaksesnya wajib melalui Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), bukan langsung ke lembaga kearsipan.
“Lembaga kearsipan hanya berwenang melakukan pembinaan. Adapun layanan informasi publik adalah ranah PPID,” tegasnya.
Lebih jauh, Irwanto menyinggung tantangan klasik yang dihadapi lembaga kearsipan daerah, yakni minimnya dukungan anggaran. Menurutnya, hal itu sering terjadi karena masih ada pimpinan daerah yang belum memahami sepenuhnya pentingnya sistem kearsipan dalam menunjang tata pemerintahan modern.
“Sering kali pimpinan hanya melihat arsip dari hasil akhirnya, padahal proses pendampingan sejak awal hingga arsip menjadi informasi publik itu juga membutuhkan perhatian dan dukungan,” ujarnya.
Kunjungan Irwanto menjadi pengingat bahwa arsip adalah cerminan martabat pemerintahan. Di tangan daerah yang mampu menghargainya, arsip bukan sekadar dokumen, melainkan warisan intelektual dan moral bagi generasi mendatang jejak sejarah yang memastikan transparansi dan tanggung jawab pemerintahan tetap terjaga.(Adv)
